Een privacyreglement (ook wel privacyverklaring of privacy statement genoemd) is een document waarin een organisatie de betrokkenen informeert welke persoonsgegevens ze van hen verwerken met welk doel en hoelang ze de gegevens bewaren. Een organisatie is wettelijk verplicht om betrokkenen (bijvoorbeeld klanten, bezoekers, maar ook werknemers) duidelijk te informeren. Een privacyreglement moet toegankelijk zijn voor de betrokkenen. Veel organisaties plaatsen het privacyreglement daarom op hun website. Bovendien moet de tekst goed leesbaar en duidelijk zijn.
Verplichte onderdelen privacyreglement
De AVG stelt een aantal specifieke eisen waar een privacyverklaring aan moet voldoen. Deze eisen gaan over de inhoud, de toegankelijkheid en de duidelijkheid van de informatie. In het privacyreglement moet in ieder geval de volgende informatie staan:
Identiteit
Identiteit en contactgegevens van de organisatie (de verwerkingsverantwoordelijke);
Als er een Functionaris Gegevensbescherming (FG) is binnen de organisatie, moeten de contactgegevens van deze persoon ook bekend worden gemaakt;
Doeleinden en grondslagen
De doelen voor de verwerking;
De rechtsgrond voor de verwerking;
Ontvangers van persoonsgegevens
Als een verwerkingsverantwoordelijke gebruik maakt van een verwerker, moet ook de verwerker genoemd worden;
Verwerking buiten de EU
Als de verwerkingsverantwoordelijke het plan heeft om persoonsgegevens door te geven naar een derde land, moet dit ook opgenomen worden in het privacyreglement;
Bewaartermijn
De gehanteerde bewaartermijn;
Rechten van de betrokkenen
Uiteenzetting van de rechten van de betrokkene, zoals het recht op inzage;
Als de verwerking gebaseerd is op toestemming, dat deze toestemming ook weer in te trekken is;
Dat de betrokkene een klacht in kan dienen bij de privacytoezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens);
Of de organisatie gebruikmaakt van geautomatiseerde besluitvorming, en hoe er besluiten worden genomen;
Overig
Of en waarom de betrokkene verplicht is de persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn als de gegevens niet worden verstrekt;
Als de gegevens van een andere organisatie zijn verkregen: de bron waar de persoonsgegevens vandaan komen, en in voorkomend geval, of zij afkomstig zijn van openbare bronnen.
This Privacy Policy describes Our policies and procedures on the collection, use and disclosure of Your information when You use the Service and tells You about Your privacy rights and how the law protects You.
